Processus de sélection
Le Comité de sélection examine toutes les demandes déposées en vertu du programme. Ce comité est composé de représentants des organisations suivantes :
- Producteurs laitiers du Québec (1)
- Commission des produits de ferme du Nouveau-Brunswick (1)
- Ontario Dairy Council (1)
- Conseil des industriels laitiers du Québec Inc. (1)
- Alberta Milk (1)
- Dairy Farmers of Manitoba (1)
Le Comité de sélection doit prendre une décision unanime pour approuver une demande du PIL. La CCL préside le Comité de sélection et fournit les services de secrétariat au comité.
La CCL est aussi disposée à offrir son aide aux transformateurs tout au long du processus de demande.
Tous les membres du Comité de sélection doivent signer une entente de confidentialité et ne doivent pas être à l’emploi d’un transformateur laitier ou d’un surtransformateur.
L’agence ou l’office provincial de mise en marché du lait où le produit du PIL sera fabriqué est consulté pour garantir un approvisionnement de lait en cas d’approbation de la demande.
Le processus de sélection comporte trois étapes:
- Le Comité de sélection, avec l’aide de son secrétariat, examine la demande, réclame les précisions ou les renseignements supplémentaires nécessaires et procède à une évaluation préliminaire des mérites du projet.
- Le demandeur doit fournir un échantillon de son produit au Comité de sélection. Les demandes présentées au PIL sont examinées dans les meilleurs délais. Il incombe au demandeur de fournir tous les renseignements demandés.
- Le Comité de sélection revoit tous les renseignements, prend une décision définitive et en informe le demandeur. Si la demande est approuvée, un contrat formel est préparé aux fins du projet. Dans ce contrat, les modalités du projet approuvé et l’approvisionnement en lait du PIL convenu y sont précisés. Le contrat est signé par l’agence ou l’office provincial responsable de fournir le lait, par la CCL et par le demandeur dont le projet a été retenu.
Processus d'appel
Les demandes rejetées par le comité peuvent faire l’objet d’un appel auprès du conseil d’administration de la CCL ou peuvent être modifiées et soumises à nouveau à l’examen du Comité de sélection. Tout demandeur désirant faire appel d’une décision du Comité de sélection doit aviser par écrit le chef, Opérations commerciales et marketing de la CCL dans les 90 jours suivant la date de la lettre de rejet envoyée par la CCL. Dans le cadre d’un appel, une audience devant le conseil d’administration de la CCL peut être tenue si le demandeur le désire.
Durant le processus d’appel, seuls les renseignements déjà fournis au Comité de sélection sont considérés, et le demandeur ne peut en aucune façon introduire des faits nouveaux à cette étape. L’appel doit se fonder sur les critères d’admissibilité approuvés par la CCL, qui sont énoncés dans le présent document.
À l’issue du processus d’appel, le conseil d’administration de la CCL remet au Comité de sélection un rapport écrit sur sa décision et les motifs s’y rattachant si celle-ci renverse la recommandation initiale du Comité de sélection. Une décision prise par le conseil d’administration de la CCL est finale et exécutoire.
Exigences en matière de rapport, divulgation, confidentialité et audits
Toutes les demandes sont strictement confidentielles et ne sont connues que du Comité de sélection et de son secrétariat. Les noms et les descriptions des produits demeurent confidentiels pour une période de 24 mois après que le demandeur a commencé à recevoir du lait en vertu de son contrat du PIL. Au terme de deux ans, la CCL peut présenter un rapport au Comité canadien de gestion des approvisionnements de lait (CCGAL) qui comprend une brève description du produit admis au PIL en vertu d’un contrat d’envergure provinciale ou nationale ainsi que le nom et l’emplacement de l’entreprise. Ces renseignements peuvent également être publiés sur le site Web de la CCL. Le volume de lait transformé, les spécifications exactes du produit et les canaux de distribution demeureront confidentiels.
Chaque agence ou office provincial de mise en marché du lait fournit au chef, Opérations commerciales et marketing de la CCL des rapports mensuels déclarant les livraisons de lait dans le cadre du PIL (volume et kilogrammes de matière grasse) selon les besoins d’utilisation finale de matière grasse pour tous les contrats du PIL.
La CCL fournit périodiquement au CCGAL un rapport sommaire des livraisons de lait effectuées dans toutes les provinces aux fins du programme.
Le PIL est assujetti aux audits provinciaux de l’utilisation du lait (selon les Normes nationales d’audit de l’utilisation du lait) afin de valider les livraisons de lait déclarées, et est aussi assujetti aux audits et évaluations de programmes de la CCL. Afin d’obtenir un meilleur degré de certitude quant à l’intégrité des données déclarées relativement aux contrats du PIL, les offices provinciaux doivent demander à leurs auditeurs responsables de l’utilisation du lait de présenter au chef, Opérations commerciales et marketing, un rapport annuel d’audit en temps opportun (volume et utilisation de la matière grasse selon le modèle fourni).