Rapport d'étape sur le plan sur l'accessibilité 2024

Inclusif par sa conception et accessible par défaut

Deuxième édition
Préparé par les Ressources humaines de la CCL
Décembre 2024

 

Table des matières

• Introduction
• A. Résumé
• B. Obstacles décelés dans chaque domaine prioritaire énoncé à l'article 5 de la Loi canadienne sur l'accessibilité

1. Emploi
2. Environnement bâti
3. Technologies de l'information et des communications
4. Communications autres que les technologies de l'information et des communications
5. Acquisition de biens, de services et d'installations
6. Conception et prestation de programmes et de services
7. Transport

• C. Changement de culture, formation et sensibilisation
• D. Consultations
• E. Rétroactions
• F. Renseignements généraux
• G. Glossaire

Introduction

La Commission canadienne du lait (CCL) présente son rapport d’étape sur la deuxième année d’application de son Plan sur l’accessibilité. Ce rapport décrit la façon dont la CCL s’est attaquée à chaque obstacle dans les sept (7) domaines prioritaires énoncés dans la Loi canadienne sur l’accessibilité (LCA). Il définit des objectifs précis, souligne les mesures prises et propose des échéances approximatives pour continuer à améliorer l’accessibilité à la CCL. Il expose également les responsabilités de chaque équipe de la CCL dans la mise en œuvre des tâches qui lui permettront d’améliorer l’accessibilité. 

Les sept (7) domaines prioritaires :

1. Emploi
2. Environnement bâti (immeubles et espaces publics)
3. Technologies de l’information et des communications
4. Communications, autres que les technologies de l’information et des communications
5. Acquisition de biens, de services et d’installations
6. Conception et prestation de programmes et de services
7. Transport (ce domaine ne s’applique pas actuellement à la CCL)

La CCL reconnaît que l’amélioration de l’accessibilité de l’organisation doit être un effort constant, tant sur le plan organisationnel qu’individuel. Ce deuxième rapport d’étape doit être mis à jour de façon continue à partir des commentaires des employés, y compris des personnes vivant avec un handicap. Il est donc évolutif. Ces mises à jour et consultations aideront la CCL à adapter son approche au regard de l’accessibilité d’une manière significative, globale et concrète. 

Le rapport d’étape met aussi en évidence les obstacles qui subsistent et propose un calendrier pour leur élimination.

A. Résumé

Le présent rapport d’étape permet de suivre et de mesurer les progrès réalisés par la CCL dans la mise en œuvre de son Plan sur l’accessibilité. Il décrit la manière dont les obstacles mentionnés dans le Plan ont été surmontés jusqu’à présent. 

Bien que la plupart des obstacles cernés aient été éliminés au cours de la deuxième année, certaines mesures n’ont pas encore été prises, en particulier sous le troisième domaine prioritaire « Technologies de l’information et des communications ». La CCL s’engage à améliorer l’environnement de travail qu’elle offre à ses employés et à ses visiteurs afin qu’ils puissent donner le meilleur d’eux-mêmes dans un environnement respectueux de leur bien-être, et elle reconnaît que l’élimination et la prévention des obstacles nécessitent un effort constant. Dans la prochaine année (2025), nous nous attendons à ce que certaines divisions de la CCL s’attaquent à de nouveaux obstacles, tout en continuant de travailler à éliminer ceux qui perdurent. Ce rapport sera mis à jour au cours de la prochaine année civile. Les progrès réalisés dans la mise en œuvre du Plan de la CCL sur l’accessibilité ainsi que les plans à court et à long terme y seront présentés.

Pour aplanir les obstacles actuels, la CCL a cerné des mesures à prendre pour chaque domaine prioritaire et a ajouté une mise à jour sur l’état d’avancement pour chacune d’entre elles. 

La CCL a fait un suivi auprès des mêmes personnes vivant avec un handicap qui avaient été consultées lors du premier rapport d’étape afin qu’elles puissent donner leur avis sur la première ébauche de ce deuxième rapport. D’autres obstacles et mesures ont été soulevés au cours de cet exercice avant la mise au point du présent rapport d’étape. Ces obstacles et mesures supplémentaires sont énumérés à la section C.

B. Obstacles décelés dans chaque domaine prioritaire énoncé à l'article 5 de la Loi canadienne sur l'accessibilité

1. Emploi

La CCL est déterminée à mettre en œuvre les initiatives pangouvernementales et à accroître la représentation des personnes en situation de handicap dans tous les groupes et niveaux professionnels. Elle s’est engagée à prévenir et à éliminer les obstacles au recrutement et au maintien en poste ainsi qu’à la promotion des personnes ayant des incapacités. 

Afin de cerner les obstacles à l’« emploi », la CCL a mené des consultations au moyen d’une enquête interne, de discussions de groupe et de rencontres individuelles avec des personnes avec un handicap. 

La CCL a ainsi identifié les quatre obstacles suivants à l’« emploi » :

1. Le processus de dotation (p. ex. entrevue structurée) peut être discriminatoire pour les personnes en situation de handicap, surtout celles qui éprouvent beaucoup d’anxiété.
2. Le fait de se sentir incompris(e) ou mal jugé(e) par les gestionnaires et directeurs ou directrices, ce qui peut avoir des effets négatifs sur les possibilités d’avancement ou de promotion.
3. Les préjugés inconscients.
4. Une réticence à la déclaration volontaire comme personne en situation de handicap dans PeopleSoft (l’application PeopleSoft est un système de gestion des ressources humaines qui permet aux employés d’accéder en ligne aux renseignements sur les ressources humaines).  

Pour chacun des obstacles, la CCL a identifié les mesures à prendre pour les éliminer et a fourni une mise à jour sur les progrès réalisés jusqu’à maintenant :
 

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Équipe responsable : Ressources humaines
Obstacle	Mesure	Mise à jour
Obstacle 1  Le processus de dotation (p. ex. entrevue structurée) peut être discriminatoire pour les personnes en situation de handicap, surtout celles qui éprouvent beaucoup d’anxiété.	Mettre en œuvre le Passeport pour l’accessibilité en milieu de travail du gouvernement du Canada afin d’accroître la sensibilisation des membres du comité d’évaluation pendant le processus de sélection.	Le gabarit du passeport pour l’accessibilité est affiché sur le site intranet de la CCL depuis novembre 2024. Nous avons envoyé un courriel aux employés.
	Veiller à ce que les outils de dotation et d’évaluation soient accessibles et inclusifs pour les personnes vivant avec un handicap et qu’ils leur soient offerts. L’approche de la CCL sera orientée par les renseignements de la Commission de la fonction publique (CFP) qui se trouvent au lien suivant :  Embauche de personnes en situation de handicap : Trousse d’outils du gestionnaire (psc-cfp.gc.ca	En novembre 2024, l’équipe des RH a affiché sur l’intranet de la CCL divers documents à l’intention des gestionnaires et des employés afin de promouvoir l’inclusion durant le processus de sélection.
Obstacle 2  Le fait de se sentir incompris(e) ou mal jugé(e) par les gestionnaires et directeurs ou directrices, ce qui peut avoir des effets négatifs sur les possibilités d’avancement ou de promotion.	Favoriser un changement de culture pour faire en sorte que les gestionnaires et directeurs ou directrices gardent l’esprit ouvert aux possibilités d’avancement ou de promotion pour les personnes en situation de handicap.	L’équipe des RH s’assure de discuter des possibilités d’avancement et de promotion des personnes vivant avec un handicap au sein de la CCL avec le ou la gestionnaire d’embauche avant d’envisager d’autres types de nomination à l’extérieur de la CCL.
Obstacle 3 Les préjugés inconscients	S’assurer que tous les employés de la CCL ont suivi les formations obligatoires (Passer des préjugés à l’inclusion [pour tous] et Adopter un état d’esprit d’inclusion sur le lieu de travail [pour les gestionnaires seulement]).	En date de novembre 2024, tous les employés de la CCL (100 %) ont suivi les cours INC122 et INC123.
	Encourager les gestionnaires à embaucher des personnes vivant avec un handicap, en appui à l’objectif gouvernemental de 7 % (5 000 embauches) d’ici 2025.	Dans un premier temps, l’équipe des RH a tenu une première rencontre avec la Commission de la fonction publique (CFP) afin d’avoir accès à son répertoire de personnes vivant avec un handicap. Les gestionnaires sont encouragés à consulter ce répertoire avant de lancer un processus de dotation.
Obstacle 4 Une réticence à la déclaration volontaire comme personne en situation de handicap dans PeopleSoft.	Rédiger un court document exposant les raisons pour lesquelles il peut être bon de faire une déclaration volontaire dans PeopleSoft et les étapes à suivre. Ce document sera remis aux nouveaux employés lors de leur intégration.	Octobre 2024 : l’équipe des RH a élaboré un court document décrivant les raisons pour lesquelles il peut être bon de faire une déclaration volontaire, et les étapes à suivre. Ce document a depuis été ajouté à la liste « Orientation des nouveaux employés », qui est fournie à chaque nouvelle personne embauchée, et a été affiché sur l’intranet de la CCL.
	Faire la promotion de la déclaration volontaire dans le nouvel outil de déclaration volontaire du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) lorsqu’il sera en ligne.	L’équipe des RH n’a pas encore pris de mesure à cet égard, car le SCT n’a pas encore lancé le questionnaire d’auto-identification modernisé. Il devrait être accessible en décembre 2024. La CCL utilisera les communications mises à jour du SCT à l’intention de la communauté des RH pour lancer la nouvelle application d’auto-identification. Le SCT enverra des communications à jour à la communauté des RH.

2. Environnement bâti

La CCL reconnaît l’importance de l’accessibilité de l’environnement bâti, là où l’organisation encourage les notions d’« inclusif par sa conception » et d’« accessible par défaut ».

La CCL a identifié les trois obstacles suivants concernant l’« environnement bâti » :

1. La rampe d’accès pour fauteuil roulant du côté ouest de l’immeuble de la CCL n’est pas en très bon état et, par conséquent, ne respecte pas les normes de sécurité.
2. Certaines portes pour accéder à l’édifice de la CCL et d’autres qui se trouvent à l’intérieur ne sont pas munies d’un ouvre-porte automatique qui fonctionne correctement.
3. Des déficiences sensorielles font que les odeurs, la lumière ou le chauffage, par exemple, peuvent constituer des obstacles physiques pour certains employés de la CCL qui y sont sensibles. Les personnes qui viennent à la CCL ou qui y travaillent ne sont pas toujours conscientes de l’existence de cet obstacle.

Pour chacun des obstacles, la CCL a défini les mesures à prendre pour les éliminer et a fourni une mise à jour sur les progrès réalisés jusqu’à maintenant :
 

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Équipes responsables : Ressources humaines et Service d'acquisition de biens
Obstacle	Mesure	Mise à jour
Obstacle 1 La rampe d’accès pour fauteuil roulant du côté ouest de l’immeuble de la CCL n’est pas en très bon état et, par conséquent, ne respecte pas les normes de sécurité.	Communiquer avec le locateur de la CCL, Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC), pour s’assurer que la rampe d’accès pour fauteuil roulant est réparée et conforme aux normes de sécurité.	La rampe a depuis été réparée et répond maintenant aux normes de sécurité. Elle est accessible à tous les employés depuis août 2023.
Obstacle 2 Certaines portes pour accéder à l’édifice de la CCL et d’autres qui se trouvent à l’intérieur ne sont pas munies d’un ouvre-porte automatique qui fonctionne correctement.	Demander à un agent ou une agente de la division Finances et administration de la CCL qu’une évaluation par un tiers soit effectuée afin d’obtenir des renseignements et de déterminer s’il est possible de faire installer un système automatique d’ouvre-porte lié à un dispositif d’authentification par carte d’accès.	Les 20-21 septembre 2023 : des portes automatiques au rez-de-chaussée près de l’ascenseur ont été installées. Novembre 2024 : la porte principale du bâtiment (près de la rampe) ainsi que la porte intérieure munie d’un dispositif de lecture des cartes d’identité ont été réparées et sont désormais fonctionnelles. Prochaines étapes : la CCL a fait un suivi avec le propriétaire du bâtiment, d’AAC, pour que des portes automatiques pour les toilettes soient installées. Les travaux devraient démarrer en 2025.
Obstacle 3 Des déficiences sensorielles font que les odeurs, la lumière ou le chauffage, par exemple, peuvent constituer des obstacles physiques pour certains employés de la CCL qui y sont sensibles. Les personnes qui viennent à la CCL ou qui y travaillent ne sont pas toujours conscientes de l’existence de cet obstacle.	Mettre des affiches à la CCL sur la sensibilité aux odeurs pour sensibiliser les gens à l’existence de ces obstacles physiques pour certains employés.	Des affiches ont été posées en octobre 2024 à divers endroits visibles de l’édifice.
	Informer les employés que la CCL s’est dotée d’une Politique pour un environnement sans parfum.	La CCL a mis à jour sa politique pour un environnement sans parfum en date du 20 mars 2023. Mai 2023 : la politique a été publiée sur l’intranet de la CCL. L’équipe des RH a élaboré un message complémentaire que les employés peuvent intégrer à leurs invitations par courriel (entrepreneurs et entrepreneuses, candidats et candidates aux entrevues, réunions internes avec des membres de l’industrie, etc.); ce message précise que la CCL est un lieu de travail sans parfum.

3. Technologies de l'information et des communications

Pendant la pandémie de COVID-19, les employés de la CCL ont travaillé à domicile à temps plein. Ils sont ensuite officiellement retournés sur leur lieu de travail le 31 mars 2023, à raison de 2 ou 3 jours par semaine et à 60% depuis le 9 septembre 2024. Puisque l’organisation du travail est passée d’un régime à temps plein au bureau à un régime à temps plein à domicile pendant la pandémie, puis à un modèle hybride qui est toujours en vigueur, la CCL reconnaît l’importance de fournir à ses membres le matériel de technologies d’information (TI) dont ils ont besoin et de veiller à ce que ce matériel soit adapté à leurs besoins. 

Les personnes qui ont participé au sondage n’ont mentionné aucun obstacle sous la rubrique « Technologies de l’information et des communications (TIC) ». Cependant, au fur et à mesure qu’elle se numérise, la CCL a cerné des obstacles potentiels à corriger pour assurer l’accessibilité des produits, services et contenus numériques liés aux technologies de l’information et des communications. 

1. La CCL doit revoir ses systèmes de TI afin de s’assurer qu’ils sont accessibles pour les personnes vivant avec un handicap.
2. S’assurer que les réunions organisées avec TEAMS sont accessibles.
3. Les employés vivant avec un handicap ne reçoivent peut-être pas tous les documents ou outils dans une forme accessible.
4. Les employés vivant avec un handicap ne reçoivent peut-être pas toutes les applications ou tous les programmes ainsi que les technologies assistées ou adaptées installées selon leurs besoins personnels.
5. La salle de réunion n’est peut-être pas un lieu accessible aux personnes souffrant de déficiences auditives.

La CCL mettra en œuvre les mesures suivantes pour garantir cette accessibilité : 
 

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Équipe responsable : Technologies de l'information
Obstacle	Mesure	Mise à jour
Obstacle 1 La CCL doit revoir ses systèmes de TI afin de s’assurer qu’ils sont accessibles pour les personnes vivant avec un handicap.	Concevoir ou adopter des systèmes qui répondent aux normes modernes d’accessibilité (p. ex. un nouveau répertoire de documents comme DairyDocs).	L’équipe des TI tire parti des fonctions d’accessibilité de toutes les plateformes qui en disposent. L’équipe des TI examinera les options d’accessibilité pour les applications personnalisées.
Obstacle 2 S’assurer que les réunions organisées avec TEAMS sont accessibles.	Ajouter une capacité de sous-titrage codé aux réunions organisées au moyen de TEAMS.	Décembre 2024 : l’équipe des TI a publié un lien sur l’intranet de la CCL contenant des informations sur la façon de configurer et d’utiliser des produits et des technologies accessibles sur Microsoft 365, notamment comment ajouter des fonctionnalités d’activation de sous-titrages codés. En janvier 2025, l’équipe des TI enverra un courriel à tous les employés pour leur partager un lien où ils pourront voir comment configurer et utiliser des produits et des technologies accessibles sur Microsoft 365, notamment comment ajouter des fonctionnalités d’activation des sous-titrages codés.
Obstacle 3 Les employés vivant avec un handicap ne reçoivent peut-être pas tous les documents ou outils dans une forme accessible.	Fournir à tous les employés la formation, les ressources et les outils nécessaires pour créer du contenu accessible et préparer des documents accessibles.	La page Web sur les outils d’accessibilité de Microsoft 365 sera communiquée aux employés par l’intermédiaire de l’intranet de la CCL pour leur expliquer comment préparer des documents accessibles dans les différentes applications (p. ex. Word, Excel, TEAMS, etc.).  Lorsque la division Opérations commerciales aura accès à son nouveau programme (Odoo) (nouvelle date prévue : 2025), l’équipe des TI lui fera part des fonctionnalités d’accessibilité.
Obstacle 4 Les employés vivant avec un handicap ne reçoivent peut-être pas toutes les applications ou tous les programmes, ainsi que les technologies assistées ou adaptées installées selon leurs besoins personnels.	Créer un « formulaire de demande de réseau » pour les nouveaux membres de la CCL pour indiquer les applications ou programmes qui doivent être installés par l’équipe de TI avant leur date d’entrée en fonction. Le formulaire comprendra aussi un champ concernant les besoins en matière de technologie ou de service assisté ou adapté.	Cette mesure n’a pas encore été mise en place par l’équipe des TI. Cependant, entre temps, l’équipe des RH collabore avec l’équipe d’Accessibilité, adaptation et technologie informatique adaptée (AATIA) depuis mars 2024 pour répondre aux besoins d’un employé qui a demandé des outils adaptés. En novembre 2024, l’employé a eu accès à un certain outil technologique en ligne. AATIA a fourni un logiciel temporaire à l’employé pour qu’il puisse tester les fonctionnalités pendant quelques mois, jusqu’en 2025.
Obstacle 5 La salle de réunion n’est peut-être pas un lieu accessible aux personnes souffrant de déficiences auditives.	Faire en sorte que les microphones et les casques d’écoute de la salle de réunion soient activés et accessibles pour les personnes avec des déficiences auditives.	Septembre 2024 : l’équipe des TI s’est assuré que tout le matériel (comme les microphones) des salles de réunion de la CCL est fonctionnel. En janvier 2025, des feuillets expliquant comment utiliser le matériel seront mis à disposition dans chaque salle de réunion afin de s’assurer que le matériel est utilisé et que chaque membre participant, même s’il n’est pas présent dans la salle, peut suivre les réunions. Des casques d’écoutes spécialisées pour usage personnel sont maintenant fournis aux employés qui ont besoin d’adaptation sur le plan auditif. En janvier 2025, l’équipe des TI enverra un courriel aux employés pour les informer que des casques spécialisés peuvent maintenant être utilisés dans les salles de conférence. Pour obtenir un casque, les employés doivent suivre le processus de demandes d’adaptation de la CCL.

4. Communications autres que les technologies de l'information et des communications

La CCL tient à s’assurer que toutes ses communications internes et externes sont accessibles selon les critères du Guide de rédaction du contenu du site Canada.ca. 

La CCL a déjà mis en place la mesure suivante pour rendre ses communications accessibles :

• Le nouveau site Web de la CCL respecte les Règles pour l’accessibilité des contenus Web 2.0. Ces règles permettent de rendre les contenus accessibles aux personnes ayant un handicap physique ou cognitif afin que l’information soit facile à trouver, à comprendre et à utiliser. 

Toutefois, la CCL a identifié des obstacles possibles à éliminer pour rendre ses communications internes et externes accessibles. 

1. La CCL ne respecte pas encore les Règles pour l’accessibilité des contenus Web 2.0 du gouvernement du Canada.
2. Les employés ne savent pas encore comment utiliser le langage clair et simple dans leurs communications écrites.

La CCL prendra des mesures additionnelles pour assurer l’accessibilité : 
 

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Équipe responsable : Communications et planification stratégique et Technologies de l'information
Obstacle	Mesure	Mise à jour
Obstacle 1 La CCL ne respecte pas encore les Règles pour l’accessibilité des contenus Web 2.0 du gouvernement du Canada.	Veiller à ce que le nouveau site intranet de la CCL respecte aussi les Règles pour l’accessibilité des contenus Web 2.0.	Décembre 2023 : le site intranet de la CCL respecte maintenant les Règles pour l’accessibilité des contenus Web 2.0 du gouvernement du Canada.
Obstacle 2Les employés ne savent pas encore comment utiliser le langage clair et simple dans leurs communications écrites.	Veiller à ce que les employés et la CCL utilisent le langage clair et simple dans leurs communications.	Décembre 2023 : l’équipe Communications et planification stratégique a rédigé un document sur les « pratiques exemplaires » qui décrit les bonnes pratiques à adopter pour rédiger des documents avant de les envoyer à la traduction. Décembre 2023 : l’équipe Communications et planification stratégique s’est assurée que les documents publics de la CCL sont rédigés dans un langage clair et simple. Lien : Clarté et concision dans la communication écrite professionnelle (csps-efpc.gc.ca) Le 29 novembre 2023 : l’équipe Communications et planification stratégique a fourni de l’information sur la façon d’utiliser un langage clair et simple lors de la rédaction de documents destinés à des personnes à l’interne ou à l’externe. Cette information est publiée sur l’intranet de la CCL.

5. Acquisition de biens, de services et d'installations

La CCL mettra en œuvre des principes, des règles et des pratiques d’acquisition destinés à favoriser la progression vers les objectifs d’accessibilité. 

La CCL a identifié les deux obstacles suivants liés au domaine de l’acquisition de biens, de services et d’installations : 

1. L’enquête interne a révélé que les personnes qui ont déclaré volontairement vivre avec un handicap n’ont pas toutes demandé une quelconque mesure d’adaptation ou de modification depuis qu’elles travaillent à la CCL.
2. La plupart des personnes ne savent pas qui est leur premier point de contact pour les demandes d’adaptation. Elles ne semblent pas non plus savoir à qui s’adresser en cas de retard ou de refus d’une demande. 

 

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Équipes responsables : Ressources humaines, Service d'acquisition de biens et Technologies de l'information
Obstacle	Mesure	Mise à jour
Obstacle 1 L’enquête interne a révélé que les personnes qui ont déclaré volontairement vivre avec un handicap n’ont pas toutes demandé une quelconque mesure d’adaptation ou de modification depuis qu’elles travaillent à la CCL.	L’équipe des RH préparera des renseignements sur la façon de faire une demande d’adaptation et expliquera les divers types de handicap et les possibilités d’adaptation. Cette information sera affichée sur l’intranet de la CCL.	L’équipe des RH a élaboré un processus pour les demandes d’adaptation et celui-ci a été publié sur l’intranet de la CCL en juin 2024. Cependant, l’équipe des RH travaille encore à définir les différents types d’handicaps et leurs possibles solutions d’adaptation. En octobre 2024, l’équipe responsable du Passeport pour l’accessibilité du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) a préparé et communiqué aux ministères/organisations un catalogue énumérant les différents obstacles en milieu de travail et leurs possibles solutions. La CCL ne considère pas ce catalogue comme étant un outil facile à utiliser. Elle fera donc un suivi auprès de ses collègues à AAC (selon le protocole d’entente) afin de les consulter sur leur façon de transmettre cette information aux employés.
Obstacle 2 La plupart des personnes ne savent pas qui est leur premier point de contact pour les demandes d’adaptation. Elles ne semblent pas non plus savoir à qui s’adresser en cas de retard ou de refus d’une demande.	L’équipe des RH préparera une liste des personnes à contacter pour faire une demande d’adaptation. Cette information sera affichée sur l’intranet de la CCL.	Le 29 août 2023 : l’équipe des RH a préparé et publié des documents sur le processus relatif aux mesures d’adaptation et d’évaluation ergonomique. Les employés peuvent les consulter sur l’intranet de la CCL.

La CCL aimerait également définir d’autres obstacles et prendre des mesures pour garantir l’accessibilité des biens, des services et des installations :

1. La CCL n’a pas encore mis en œuvre un nouveau processus d’adaptation entre l’agent financier et administratif ou l’agente financière et administrative ainsi que les équipes des Technologies de l’information et des Ressources humaines.
2. La CCL n’a pas encore mis en œuvre un nouveau processus d’adaptation.
3. La CCL n’a pas encore mis en œuvre le Passeport pour l’accessibilité en milieu de travail du gouvernement du Canada.

 

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Équipes responsables : Ressources humaines, Service d'acquisition et Technologies de l'information
Obstacle	Mesure	Mise à jour
Obstacle 1 La CCL n’a pas encore mis en œuvre un nouveau processus d’adaptation entre l’agent financier et administratif ou l’agente financière et administrative ainsi que les équipes des TI et des RH.	Mettre en place un processus révisé pour l’agent financier et administratif ou l’agente financière et administrative de la CCL ainsi que le personnel des TI et des RH afin de s’assurer que les demandes d’adaptation sont comprises et traitées en temps opportun, de façon à offrir un milieu de travail accessible aux employés.	Le 29 août 2023 : les équipes des RH, des Services d’acquisition de biens et des TI ont défini les étapes à suivre pour faciliter le processus relatif aux mesures d’adaptation et d’évaluation ergonomique. L’information a été publiée sur l’intranet de la CCL.
Obstacle 2 La CCL n’a pas encore mis en œuvre un nouveau processus d’adaptation.	À la suite de la publication de l’Orientation sur la présence prescrite au lieu de travail par le SCT en décembre 2022 (obligation d’être au bureau pour 40 % à 60 % des heures travaillées), la CCL s’assurera que les employés qui ont demandé des mesures d’adaptation pour le travail à domicile bénéficient aussi de mesures d’adaptation au bureau.	Juin 2024 : l’équipe des RH a élaboré un processus relatif aux mesures d’adaptation, qui a été publié sur l’intranet de la CCL. Septembre 2024 : l’équipe des RH a passé en revue la liste des employés ayant des besoins d’adaptation et s’est assurée que ceux-ci sont accommodés à la fois au travail et à la maison. Les employés ont été avisés que toutes les nouvelles demandes doivent être envoyées à l’équipe des RH et qu’elles seront traitées au cas par cas.
Obstacle 3 La CCL n’a pas encore mis à la disposition des employés le Passeport pour l’accessibilité en milieu de travail du gouvernement du Canada.	Mettre à la disposition des employés et gestionnaires le Passeport pour l’accessibilité en milieu de travail du gouvernement du Canada pour qu’ils puissent l’utiliser comme outil pour échanger des renseignements sur les mesures d’adaptation et adopter l’approche du « oui par défaut » en matière d’adaptation.	Décembre 2024 : l’équipe des RH a élaboré et publié sur l’intranet de la CCL une page contenant des conseils et des outils ainsi que le gabarit du Passeport pour l’accessibilité. L’équipe des RH s’assurera de communiquer aux employés le lien au passeport numérique qui sera offert par l’entremise du portail PAS une fois que le SCT le rendra disponible aux ministères et organisations.

6. Conception et prestation de programmes et de services

La CCL doit mener plusieurs activités et administrer plusieurs programmes au nom de l’industrie laitière et d’Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC). À cette fin, elle travaille en étroite collaboration avec les autorités provinciales et les représentants du secteur en vue d’offrir des programmes qui vont dans le sens de ses principales responsabilités.

La CCL déploiera des efforts pour être en mesure de concevoir et d’offrir des programmes et des services accessibles et inclusifs. La rétroaction continue et l’amélioration de l’accessibilité seront au cœur de l’approche de l’organisation.

Dans la mise en œuvre du Plan sur l’accessibilité, la CCL cherche surtout à tenir compte des opinions des employés sur la conception et la mise en œuvre de programmes et de services offerts au sein de l’organisation. La CCL entend solliciter les commentaires des parties prenantes externes lorsqu’elle élaborera son prochain plan sur l’accessibilité (prévu pour 2026).

Les deux (2) obstacles suivants ont été mentionnés sous la rubrique « Conception et prestation de programmes et de services » :

1. L’accessibilité n’est pas prise en compte lorsque de nouvelles politiques et de nouveaux services internes sont mis en place.
2. Les employés ne savent peut-être pas comment demander des accès particuliers aux programmes et services offerts en vertu de la Loi canadienne sur l’accessibilité.

La CCL a dégagé les mesures suivantes en vue d’éliminer chaque obstacle :
 

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Équipes responsables : Toutes les équipes de la CCL doivent élaborer leurs politiques et services internes.
Obstacle	Mesure	Mise à jour
Obstacle 1 L’accessibilité n’est pas prise en compte lorsque de nouvelles politiques et de nouveaux services internes sont mis en place.	S’assurer que toutes les politiques et tous les services internes nouveaux ou révisés (en personne et en ligne) sont conçus de façon à respecter la Loi canadienne sur l’accessibilité.	Cette mesure n’a pas encore été prise par les différentes divisions de la CCL. L’Équipe de la haute direction (ÉHD) décidera comment la rétroaction des personnes vivant avec un handicap sera prise en compte lors de la conception de nouvelles politiques et de nouveaux services internes.
Obstacle 2 Les employés ne savent peut-être pas comment demander des accès particuliers aux programmes et services offerts en vertu de la Loi canadienne sur l’accessibilité.	Concevoir, revoir et communiquer les politiques et services internes en vue d’éliminer les obstacles et de favoriser l’inclusion des personnes vivant avec un handicap.	Le 29 août 2023 : un processus d’adaptation révisé a été conçu et affiché sur l’intranet de la CCL, conformément à la Politique sur l’obligation de prendre des mesures d’adaptation.
	Offrir la possibilité de visualiser les documents dans un média substitut et/ou accessible, en particulier pour les personnes qui doivent utiliser des technologies adaptées. Communiquer ces outils afin de les faire connaître.	Décembre 2023 : l’équipe Communications et planification stratégique a préparé un court document pour expliquer aux employés comment consulter des documents dans un format alternatif ou accessible. Ce document a été publié sur l’intranet de la CCL et son site Web.

7. Transport

Le sondage de 2022 ne comprenait pas de questions dans ce domaine prioritaire puisqu’il n’est pas dans le mandat principal de la CCL de fournir des services de transport au public ou à ses employés. Conformément aux Lignes directrices sur les exigences en matière de transport en vertu du Règlement sur l’accessibilité au Canada (accessibilitychrc.ca), le domaine du transport peut également être souligné dans les politiques, les programmes, les pratiques et les services de l’organisation.

Étant donné que la CCL n’a pas initialement inclus de questions concernant le transport dans son sondage de 2022, aucune mise à jour n’a été faite pour ce rapport d’étape. La CCL s’assurera d’ajouter des questions à ce sujet dans le sondage de 2025 afin d’examiner si des obstacles possibles liés au transport existent dans ses politiques, programmes, pratiques et services. Les employés qui se déplacent pour le travail (p. ex. les auditeurs) pourraient soulever des obstacles possibles dans le prochain plan d’accessibilité.

C. Changement de culture, formation et sensibilisation

Le changement de culture, la formation et la sensibilisation demeurent au cœur de la création d’un milieu de travail accessible et inclusif à la CCL. Au cours des consultations internes sur le plan d’accessibilité, les personnes vivant avec un handicap ont cerné quatre (4) obstacles. Il importe de noter que deux (2) de ces obstacles (obstacles 1 et 4) avaient déjà été soulevés et traités dans d’autres domaines prioritaires (1 et 5) du plan. Cependant, la CCL a choisi de regrouper ces quatre (4) obstacles dans la section Changement de culture, formation et sensibilisation puisqu’ils se rattachent tous à ce thème.

La CCL a dégagé les mesures suivantes afin d’éliminer ces quatre (4) obstacles : 

1. Plusieurs employés ne savent pas qu’ils peuvent demander des mesures d’adaptation ou ne connaissent pas le processus d’adaptation à la CCL.
2. Certaines personnes ne savent pas où trouver le plan d’urgence et d’évacuation.
3. Les handicaps sont encore largement incompris et plusieurs membres ne connaissent pas les différents types d’obstacles auxquels font face leurs collègues vivant avec certains handicaps (p. ex. déficiences auditives).
4. Plusieurs membres hésitent à parler de leur handicap avec leur gestionnaire et ne font donc pas de déclaration volontaire dans PeopleSoft.

 

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Équipes responsables : Ressources humaines et Comité de santé et de sécurité au travail (CSST)
Obstacle	Mesure	Mise à jour
Obstacle 1 Plusieurs employés ne savent pas qu’ils peuvent demander des mesures d’adaptation ou ne connaissent pas le processus d’adaptation à la CCL.	L’équipe des RH préparera des renseignements sur la façon de faire une demande d’adaptation et expliquera les divers types de handicap et les possibilités d’adaptation. Cette information sera affichée sur l’intranet de la CCL.	Le 29 août 2023 : un processus relatif aux mesures d’adaptation a été élaboré et publié sur l’intranet de la CCL, conformément à la Politique sur l’obligation de prendre des mesures d’adaptation.
Obstacle 2 Certaines personnes ne savent pas où trouver le plan d’urgence et d’évacuation.	Revoir le plan d’urgence et d’évacuation afin d’y inclure de l’information sur l’application Indiquez votre situation pour s’assurer que les employés connaissent la procédure à suivre en cas d’urgence. La procédure devrait également inclure une section sur les personnes à contacter en cas de problème d’accessibilité à l’édifice de la CCL.	La nouvelle version du plan d’urgence et d’évacuation sera rédigée et approuvée par l’équipe de la haute direction (ÉHD). La version à jour sera affichée sur l’intranet de la CCL après son approbation.
	*Nouvelle mesure  Footnote 1 :  Le plan devrait inclure une marche à suivre pour les employés qui travaillent seuls dans l'édifice.	Le Comité de santé et de sécurité au travail (CSST) rédigera une nouvelle marche à suivre.
Obstacle 3 Les handicaps sont encore largement incompris et plusieurs membres ne connaissent pas les différents types d’obstacles auxquels font face leurs collègues (p. ex. déficiences auditives).	Sensibiliser l’organisation aux questions d’accessibilité en offrant des activités et des ressources d’apprentissage à tous les employés. Afficher sur l’intranet de la CCL une liste des formations et des activités d’apprentissage pour sensibiliser les employés aux divers types d’obstacles auxquels se heurtent les personnes vivant avec un handicap.	Octobre 2024 : l’équipe des RH a publié sur l’intranet de la CCL une liste des activités et ressources d’apprentissage obtenue de l’École de la fonction publique du Canada (EFPC). L’équipe des RH ajoutera continuellement de nouvelles activités d’apprentissage au fur et à mesure qu’elles seront disponibles.
Obstacle 4 Plusieurs membres hésitent à parler de leur handicap avec leur gestionnaire et ne font donc pas de déclaration volontaire dans PeopleSoft.	Rédiger un court document exposant les raisons pour lesquelles il peut être bon de faire une déclaration volontaire dans PeopleSoft 9.1., et les étapes à suivre. Le document sera remis aux nouveaux employés lors de leur intégration.	Octobre 2024 : l’équipe des RH a élaboré un court document décrivant les raisons pour lesquelles il peut être bon de faire une déclaration volontaire, et les étapes à suivre. Ce document a depuis été ajouté à la liste de ressources intitulée « Orientation des nouveaux employés », qui est fournie à chaque nouvelle personne embauchée, et a été publié sur l’intranet de la CCL.
	Faire la promotion de la déclaration volontaire dans le nouvel outil de déclaration volontaire du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) lorsqu’il sera en ligne.	Cette mesure n’a pas encore été prise par l’équipe des RH, car le SCT n’a pas encore lancé le questionnaire d’auto-identification modernisé. Il devrait être lancé en décembre 2024. La CCL utilisera les communications mises à jour du SCT à l’intention de la communauté des RH pour lancer la nouvelle application d’auto-identification. Le SCT enverra des communications à jour à la communauté des RH.

D. Consultations

Des consultations auprès des personnes vivant avec un handicap ont été menées pour préparer ce deuxième rapport d’étape. La CCL a décidé de consulter les mêmes personnes qui ont participé à l’élaboration du premier rapport d’étape et du premier plan d’accessibilité. Durant le mois de décembre 2024, trois (3) d’entre elles ont été invitées à passer en revue l’ébauche du présent rapport d’étape et à donner leurs commentaires sur ce qui a été accompli jusqu’à maintenant et à indiquer si, selon elles et eux, d’autres obstacles doivent être éliminés. Leurs commentaires ont été très précieux pour mettre au point ce deuxième rapport d’étape, car ils ont permis à la CCL de répondre efficacement à tous les obstacles actuels et nouveaux.

Durant les consultations du premier rapport d’étape, deux (2) obstacles supplémentaires ont été identifiés :

1. Certaines personnes ne savent pas où trouver le plan d’urgence et d’évacuation.
2. Les handicaps sont encore largement incompris et plusieurs membres ne connaissent pas les différents types d’obstacles auxquels font face leurs collègues (p. ex. déficiences auditives).

Pour chacun des obstacles, la CCL a défini les mesures à prendre pour les éliminer et a fourni une mise à jour sur les progrès réalisés jusqu’à maintenant :
 

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Équipes responsables : Ressources humaines et Comité de santé et de sécurité au travail (CSST)
Obstacle	Mesure	Mise à jour
Obstacle 1 Certaines personnes ne savent pas où trouver le plan d’urgence et d’évacuation de la CCL.	Revoir le plan d’urgence et d’évacuation afin d’y inclure de l’information sur l’application Indiquez votre situation, pour s’assurer que les employés connaissent la procédure à suivre en cas d’urgence. La procédure devrait également inclure une section sur les personnes à contacter en cas de problème d’accessibilité à l’édifice de la CCL.	La nouvelle version du plan d’urgence et d’évacuation sera rédigée et approuvée par l’équipe de la haute direction (ÉHD). La version à jour sera affichée sur l’intranet de la CCL après son approbation.
	*Nouvelle mesure  Footnote 2 :  Le plan devrait inclure une marche à suivre pour les employés qui travaillent seuls dans l'édifice.	Le Comité de santé et de sécurité au travail (CSST) rédigera une nouvelle marche à suivre.
Obstacle 2 Les handicaps sont encore largement incompris et plusieurs membres ne connaissent pas les différents types d’obstacles auxquels font face leurs collègues (p. ex. déficiences auditives).	Sensibiliser l’organisation aux questions d’accessibilité en offrant des activités et des ressources d’apprentissage à tous les employés. Afficher sur l’intranet de la CCL une liste des formations et des activités d’apprentissage afin de sensibiliser les employés aux divers types d’obstacles auxquels se heurtent les personnes vivant avec un handicap.	Octobre 2024 : l’équipe des RH a publié sur l’intranet de la CCL une liste des activités et ressources d’apprentissage obtenue de l’École de la fonction publique du Canada (EFPC). L’équipe des RH ajoutera continuellement de nouvelles activités d’apprentissage au fur et à mesure qu’elles seront disponibles.

Au cours des consultations du deuxième rapport d’étape, un (1) obstacle supplémentaire a été soulevé et des commentaires ont été formulés sur l’état des plans d’action reliés à deux (2) obstacles actuels (obstacles 2 et 5) dans le domaine prioritaire « Technologies de l’information et des communications » :

1. Obstacle supplémentaire : Envisagez de changer les distributeurs d’eau mis à la disposition des employés, car la pédale de la machine à eau actuelle n’est pas accessible aux personnes vivant avec un handicap (ex. : personnes en fauteuil roulant).
2. Commentaires : 
   1. Une personne a fourni un commentaire sur l’obstacle 2 du domaine prioritaire 3 « Technologies de l’information et des communications ». La personne suggère que l’équipe des TI envoie un courriel à tous les employés pour leur transmettre le lien contenant des informations sur la façon de configurer et d’utiliser des produits et des technologies accessibles sur Microsoft 365, notamment comment ajouter des fonctionnalités d’activation des sous-titrages codés.
   2. Une personne a fourni un commentaire sur l’obstacle 5 du domaine prioritaire 3 
      « Technologies de l’information et des communications ». La personne suggère que l’équipe des TI envoie un courriel à tous les employés pour les informer que des casques spécialisés sont actuellement disponibles et qu’ils peuvent être utilisés dans les salles de conférence.

La CCL a désigné les actions suivantes pour éliminer ce nouvel obstacle et répondre à ces deux commentaires :
 

Caption text

Équipe responsable : Service d'acquisition des biens
Obstacle	Mesure	Mise à jour
Obstacle 1 Les distributeurs d’eau ne sont pas accessibles actuellement aux personnes vivant avec un handicap (ex. : personnes en fauteuil roulant), car elles ont des pédales.	Remplacer les distributeurs d’eau actuels par un capteur à bouteille.	L’équipe des Services d’acquisition de biendevra soumettre une demande à AAC afin de déterminer les options de remplacement possibles.
Domaine prioritaire : 3. Technologies de l’information et des communications  Équipe responsable : Technologies de l’information
Commentaire obstacle 2	Mesure	Mise à jour
Barrier 2 Veiller à ce que les réunions organisées au moyen de TEAMS soient accessibles.	Ajouter une capacité de sous-titrage codé aux réunions tenues au moyen de TEAMS.	Décembre 2024 : l’équipe des TI a publié un lien sur l’intranet de la CCL qui contient des renseignements sur la façon de configurer et d’utiliser des produits et des technologies accessibles sur Microsoft 365, notamment comment ajouter des fonctionnalités d’activation des sous-titrages codés. *Mise à jour supplémentaire en lien avec le 1e commentaire  Footnote 3 :  En janvier 2025, l’équipe des TI enverra un courriel à tous les employés pour leur transmettre le lien qui contient des renseignements sur la façon de configurer et d’utiliser des produits et des technologies accessibles sur Microsoft 365, notamment comment ajouter des fonctionnalités d’activation des sous-titrages codés.
Commentaire obstacle 5	Mesure	Mise à jour
Obstacle 5 La salle de réunion n’est peut-être pas un lieu accessible aux personnes souffrant de déficiences auditives. Commentaire L’équipe des TI devrait envoyer un courriel à tous les employés afin de les informer que des casques spécialisés sont actuellement disponibles et qu’ils peuvent être utilisés dans les salles de conférence.	Faire en sorte que les microphones et les casques d’écoute de la salle de réunion soient activés et accessibles pour les personnes souffrant de déficiences auditives.	Septembre 2024 : l’équipe des TI s’est assuré que tout le matériel (tel que les microphones) des salles de réunion de la CCL est fonctionnel. En janvier 2025, des feuillets expliquant comment utiliser le matériel seront mis à disposition dans chaque salle de réunion afin de s’assurer que le matériel est utilisé et que chaque membre participant, même s’il n’est pas présent dans la salle de réunion, peut suivre les réunions.  *Mise à jour supplémentaire en lien avec le 2e commentaire  Footnote 4 :  Des casques d’écoutes spécialisées pour usage personnel sont maintenant fournis aux employés qui ont besoin d’adaptation sur le plan auditif. En janvier 2025, l’équipe des TI enverra un courriel aux employés pour les informer que des casques spécialisés peuvent maintenant être utilisés dans les salles de conférence. Pour obtenir un casque, les employés doivent suivre le processus de demandes d’adaptation de la CCL.

E. Rétroaction

La Loi canadienne sur l’accessibilité exige que les organisations instaurent un processus interne pour recevoir et traiter la rétroaction sur la mise en œuvre du Plan sur l’accessibilité. Les employés de la CCL ont été encouragés à fournir toute rétroaction qu’ils pourraient avoir, qu’elle soit positive ou négative, sur la mise en œuvre de son Plan d’accessibilité. Un processus a été mis en place pour recevoir les commentaires des employés et a été annoncé par l’intranet de la CCL. La rétroaction des employés est essentielle à la création d’un milieu de travail accessible et inclusif à la CCL.

Bien que les employés aient été informés de ce processus, aucune rétroaction n’a été reçue. Par conséquent, la CCL n’a pas été en mesure d’inclure dans ce rapport d’étape des rétroactions depuis la mise en œuvre du plan d’accessibilité. La CCL reste déterminée et continue d’améliorer et de promouvoir l’accessibilité et l’inclusion parmi ses employés. L’équipe des RH continuera de surveiller régulièrement tout obstacle futur soulevé par ses employés.

F. Renseignements généraux

Pour obtenir une copie du Plan de la CCL sur l’accessibilité, de ses rapports d’étape dans des formats substituts ou pour transmettre des commentaires ou des suggestions, vous pouvez communiquer avec la CCL, soit : 

• en envoyant un courriel à la directrice adjointe, Centre d’expertise, à l’adresse ressources.human@cdc-ccl.gc.ca;
• en utilisant la ligne des renseignements généraux de la CCL, au 343-550-8020 ou, sans frais, au 1-866-366-0676;
• en envoyant vos commentaires par la poste à l’adresse suivante :

Commission canadienne du lait
a/s des Ressources humaines
Ferme expérimentale centrale
960, avenue Carling, Édifice 55 
Ottawa (Ontario) K1A 0Z2
 

G. Glossaire

Accessibilité
Ensemble d’aspects qui influent sur la capacité d’une personne à fonctionner dans un environnement donné.

Accessible
Se dit d’un lieu où l’on peut se rendre facilement, d’un environnement où l’on s’oriente facilement ou d’un programme ou d’un service facile à obtenir.

Adaptation
Intervention permettant une adaptation personnalisée d’un lieu de travail en vue de surmonter les obstacles auxquels se heurtent les personnes avec un handicap. Par exemple, il peut s’agir de fournir à un membre du personnel un appareil fonctionnel comme un clavier ou une souris ergonomique, ou encore de modifier les objectifs hebdomadaires d’une personne pour mieux respecter ses capacités.

Handicap
Déficience notamment physique, intellectuelle, cognitive, mentale ou sensorielle, trouble d’apprentissage ou de la communication ou limitation fonctionnelle, de nature permanente, temporaire ou épisodique, manifeste ou non et dont l’interaction avec un obstacle nuit à la participation pleine et égale d’une personne dans la société.

Obstacle
Tout élément – notamment celui qui est de nature physique ou architecturale, qui est relatif à l’information, aux communications, aux comportements ou à la technologie ou qui est le résultat d’une politique ou d’une pratique – qui nuit à la participation pleine et égale dans la société des personnes ayant des déficiences notamment physiques, intellectuelles, cognitives, mentales ou sensorielles, des troubles d’apprentissage ou de la communication ou des limitations fonctionnelles.

Passeport pour l’accessibilité en milieu de travail du gouvernement du Canada
Le Passeport pour l’accessibilité en milieu de travail du gouvernement du Canada permet de contrer les obstacles que rencontrent les employés et les candidats en situation de handicap de la fonction publique fédérale afin qu’ils obtiennent les outils, le soutien et les mesures d’adaptation nécessaires pour donner le meilleur d’eux-mêmes et réussir au travail. Il facilite le recrutement, le maintien en poste et l’avancement professionnel des personnes en situation de handicap. De plus, il facilite la mobilité des employés entre les organisations du gouvernement du Canada, puisqu’il est conçu de manière à accompagner la personne concernée et à être mis à jour en cours de carrière.

Projet de modernisation du processus de déclaration volontaire 
En septembre 2020, le SCT a lancé le Projet de modernisation du processus de déclaration volontaire afin d’accroître l’exactitude, la profondeur et l’étendue des données dans l’ensemble du gouvernement. Le projet a permis d’explorer des moyens de réduire la stigmatisation associée à la déclaration volontaire. À la suite de recherches et de consultations approfondies, un nouveau questionnaire a été conçu conjointement avec des employés des divers réseaux. 

« Rien sans nous »
Principe directeur du gouvernement du Canada visant à affirmer qu’aucun représentant ne devrait établir de politique sans la participation entière et directe de membres du groupe touché par cette politique.